Pengurusan dokumen kini tidak lagi harus melalui proses panjang mencetak kertas, menandatangani secara manual, lalu memindainya kembali. Dengan perkembangan teknologi, penandatanganan dokumen dapat dilakukan sepenuhnya secara digital sehingga lebih cepat, praktis, dan tetap sah secara hukum.
Di tengah meningkatnya tren kerja jarak jauh, transaksi daring, dan administrasi digital, aplikasi tanda tangan elektronik kian dibutuhkan oleh individu maupun perusahaan. Selain mempermudah proses administrasi, penggunaan tanda tangan digital juga dapat menghemat waktu, biaya cetak, serta penggunaan kertas.
Meski demikian, pengguna perlu memastikan aplikasi yang dipakai legal dan tersertifikasi resmi. Di Indonesia, tanda tangan elektronik yang sah harus memenuhi standar dari Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi) serta memiliki sertifikat elektronik dari PSrE (Penyelenggara Sertifikasi Elektronik).
Berikut 10 aplikasi tanda tangan digital yang banyak digunakan dan dinilai aman untuk berbagai kebutuhan dokumen:
1. Sign It
Sign It merupakan platform lokal yang banyak digunakan untuk dokumen resmi karena dikembangkan oleh PT Peruri Digital Security, anak usaha Perum Peruri. Layanan yang tersedia mencakup E-Signature, E-Meterai, hingga TERA (E-Stamp) dalam satu sistem. Aplikasi ini cocok untuk dokumen legal seperti kontrak, akta, maupun surat perjanjian yang membutuhkan meterai digital.
2. Mekari Sign
Mekari Sign ditujukan untuk kebutuhan bisnis dengan fitur administrasi yang lengkap dan sudah tersertifikasi PSrE. Fitur yang ditawarkan antara lain tanda tangan massal, template dokumen, alur persetujuan otomatis, hingga integrasi dengan sistem ERP dan CRM perusahaan.
3. Privy
Privy termasuk aplikasi tanda tangan digital yang populer di Indonesia dengan jutaan pengguna. Platform ini menawarkan keamanan berlapis seperti OTP, password, serta biometrik sidik jari atau wajah. Selain itu, tersedia fitur pelacakan riwayat dokumen dan ruang diskusi dalam proses penandatanganan.
4. Adobe Acrobat Sign
Bagi pengguna produk Adobe, Adobe Acrobat Sign menjadi pilihan praktis karena terintegrasi dengan ekosistem PDF Adobe. Aplikasi ini banyak dipakai kalangan profesional maupun perusahaan yang rutin mengelola dokumen digital.
5. Smallpdf eSign
Smallpdf eSign cocok untuk pengguna individu atau tim kecil yang membutuhkan proses tanda tangan cepat dan ringan. Selain tanda tangan elektronik, layanan lain yang tersedia meliputi edit PDF, kompres file, hingga konversi dokumen.
6. Signaturely
Signaturely menawarkan tampilan sederhana yang ramah bagi pengguna pemula. Biaya langganannya relatif terjangkau, disertai fitur audit log dan riwayat dokumen yang transparan sehingga dapat menjadi opsi bagi pengguna baru tanda tangan digital.
7. Odoo Sign
Untuk perusahaan yang menggunakan sistem Odoo, Odoo Sign dinilai efisien karena terhubung langsung dengan CRM, inventaris, hingga akuntansi. Alur kerja penandatanganan dokumen dapat dilakukan secara otomatis tanpa perlu berpindah aplikasi.
8. Dropbox Sign
Dropbox Sign, yang sebelumnya dikenal sebagai HelloSign, cocok bagi tim yang mengandalkan penyimpanan cloud seperti Dropbox maupun Google Drive. Integrasi ini memudahkan proses tanda tangan jarak jauh untuk dokumen yang tersimpan secara online.
9. SignWell
Bagi pelaku UMKM, SignWell menawarkan solusi hemat dengan fitur yang cukup lengkap untuk kebutuhan dokumen sederhana. Versi gratisnya menyediakan fitur keamanan dasar serta template dokumen yang mudah digunakan.
10. pdfFiller
pdfFiller menjadi pilihan bagi pengguna yang membutuhkan pengelolaan PDF dalam satu platform. Pengguna dapat mengedit PDF, mengisi formulir digital, hingga menambahkan tanda tangan elektronik dalam satu alur kerja tanpa aplikasi tambahan.
Pemilihan aplikasi tanda tangan digital sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan. Untuk dokumen legal yang memerlukan meterai digital, Sign It dan Mekari Sign dapat menjadi opsi. Sementara untuk kemudahan akses dan penggunaan harian, Privy disebut sebagai salah satu platform yang paling populer di Indonesia.
Bagi pengguna yang sudah terbiasa dengan layanan cloud atau ekosistem Adobe, integrasi dari Adobe Acrobat Sign maupun Dropbox Sign dapat membantu mempercepat proses administrasi. Hal terpenting, pastikan aplikasi yang dipilih memiliki sertifikasi resmi agar dokumen digital tetap memiliki kekuatan hukum yang setara dengan dokumen fisik.
